Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

2. Objeto y alcance

La presente política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás tratamiento de los datos personales que REINICIA 360 S.A.S. (en adelante, “REINICIA 360”) obtiene en el desarrollo de su objeto social, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por REINICIA 360, así como a sus colaboradores, consultores, contratistas y encargados del tratamiento.

3. Marco legal

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25).
• Ley Estatutaria 1266 de 2008 y Ley 2157 de 2021, sobre información financiera, crediticia, comercial y de servicios (habeas data financiero), en lo que resulte aplicable a la gestión ante centrales de riesgo.
• Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

4. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular, que le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.
• Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector, como el dato financiero y crediticio.
• Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, REINICIA 360.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios

REINICIA 360 aplica los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo trata datos con autorización del titular o cuando la ley lo permite, para finalidades legítimas e informadas, con medidas de seguridad adecuadas y con reserva sobre la información.

6. Titulares y datos que se tratan

REINICIA 360 no solicita datos sensibles para la prestación de sus servicios. Si excepcionalmente un dato sensible fuere necesario (por ejemplo, información de salud que explique la cesación de pagos), se informará al titular que no está obligado a suministrarlo y se tratará únicamente con su autorización explícita.

REINICIA 360 no trata datos de niñas, niños y adolescentes, salvo los estrictamente necesarios para relacionar personas a cargo del cliente dentro del procedimiento de insolvencia, caso en el cual se respetará el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

7. Finalidades del tratamiento

7.1 Clientes del servicio de insolvencia económica de persona natural

• Ejecutar el contrato de mandato y prestar los servicios contratados.
• Analizar la viabilidad del caso y verificar el cumplimiento de los requisitos legales del procedimiento.
• Preparar, estructurar y radicar la solicitud de negociación de deudas y adelantar el procedimiento de insolvencia y la eventual liquidación patrimonial.
• Compartir la información, en lo necesario para el trámite, con los abogados y profesionales asignados, centros de conciliación, notarías u operadores de insolvencia, autoridades judiciales y administrativas, liquidadores y acreedores.
• Consultar la información financiera y crediticia del titular ante operadores de información, con su autorización previa.
• Gestionar la facturación, el cobro de honorarios y las acciones derivadas de un incumplimiento contractual.
• Enviar comunicaciones sobre el estado del proceso, citaciones y requerimientos.

7.2 Clientes del servicio de gestión ante centrales de riesgo

• Analizar el historial crediticio del titular.
• Presentar peticiones, consultas y reclamos ante fuentes y operadores de información, en nombre del titular y con su autorización.
• Informar al titular sobre el resultado de las gestiones.

7.3 Prospectos, interesados y asistentes a charlas

• Atender solicitudes de información y asesoría.
• Realizar un diagnóstico inicial del caso.
• Agendar citas y hacer seguimiento comercial.
• Enviar información sobre servicios, eventos, contenidos de educación financiera y novedades, cuando el titular lo haya autorizado. El titular podrá solicitar en cualquier momento que no se le envíe información comercial.
• Registrar la asistencia y expedir constancias de participación.

7.4 Aliados y referidores

Gestionar la relación comercial, recibir y contactar a las personas referidas, y liquidar y pagar las comisiones pactadas.

7.5 Consultores, contratistas y proveedores

Celebrar y ejecutar los contratos, realizar pagos, cumplir obligaciones tributarias y contables, y verificar antecedentes y listas restrictivas en el marco de la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

7.6 Finalidades comunes

Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; atender requerimientos de autoridades; realizar análisis estadísticos con información anonimizada; y conservar la información por los términos legales.

8. Datos de terceros suministrados por el titular

Cuando el cliente suministra datos de terceros (por ejemplo, codeudores, fiadores, cónyuge o compañero permanente, o personas a cargo) para la preparación del procedimiento, declara que cuenta con la autorización de dichas personas o con una justificación legal para entregarlos, y que estos serán utilizados únicamente para las finalidades del trámite.

9. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REINICIA 360.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante REINICIA 360.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Autorización del titular

REINICIA 360 obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular por cualquier medio que permita su consulta posterior: documento físico o electrónico, casilla de aceptación en el sitio web, mensaje de datos por WhatsApp o correo electrónico, o grabación de voz. Se conservará prueba de la autorización otorgada.

11. Legitimación para el ejercicio de los derechos

Los derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro, previa acreditación de la identidad y de la calidad en que actúa, conforme al artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal de atención: correo electrónico servicioalcliente@reinicia-360.com, con el asunto “Protección de datos personales”, o comunicación escrita a los canales oficiales indicados en el numeral 1.

• 12.1 Consultas: Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• 12.2 Reclamos: Para corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento de la ley, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Transmisión y transferencia de datos

REINICIA 360 podrá transmitir datos personales a encargados del tratamiento, como consultores, abogados y proveedores tecnológicos, para la prestación de sus servicios. Estos encargados quedan obligados a tratar los datos conforme a esta política y únicamente por cuenta de REINICIA 360.

REINICIA 360 utiliza servicios tecnológicos de terceros, como correo electrónico, almacenamiento en la nube y mensajería instantánea, cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En tales casos, la transmisión o transferencia internacional se realizará conforme a los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 2.2.2.25.5.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015.

14. Seguridad de la información

REINICIA 360 adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas: acceso restringido según la función, compromisos de confidencialidad con colaboradores y consultores, el secreto profesional de los abogados, y el uso de contraseñas y canales oficiales.

15. Conservación y supresión

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, en todo caso, durante la vigencia de la relación contractual, el procedimiento de insolvencia y los términos legales de conservación de documentos contables, tributarios y de prescripción de acciones. Los datos de prospectos que no contraten servicios se conservarán por un término máximo de dos (2) años desde el último contacto, salvo que el titular solicite antes su supresión.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

REINICIA 360 inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC cuando se encuentre obligada a ello conforme a la normativa vigente.

17. Modificaciones y vigencia

Cualquier cambio sustancial en esta política será comunicado oportunamente a los titulares a través del sitio web www.reinicia-360.com o de los canales de contacto disponibles, antes de su implementación. La presente política rige a partir de su publicación en 2026.